Seguire i backlink in un foglio di calcolo: fin dove regge

Il foglio di calcolo è il punto di partenza giusto, e resta utile molto più a lungo di quanto i venditori di strumenti vogliano ammettere. Il problema non è che rallenti, né che ti manchino le righe. È che un foglio di calcolo registra quello che ti hanno detto, mentre un link è un fatto su una pagina, adesso.

Che cosa il foglio fa meglio di qualsiasi strumento

Tutto quello che riguarda la relazione. Chi hai contattato, quando, che cosa è stato concordato, che cosa hai proposto, in quale articolo è finito, a chi scrivere se sparisce, quanto ti è costato, e la nota che dice «ha chiesto di essere tenuto aggiornato».

Nessuno strumento di monitoraggio possiede tutto ciò, perché niente di tutto ciò vive sulla pagina. Un crawler può dirti che un link è sparito; non può dirti che la persona che l'ha messo ti deve una risposta, o che avevi concordato di non insistere fino a settembre. Se abbandoni il foglio adottando uno strumento, perdi metà del tuo profilo di link, quella che parla di persone.

Le colonne che tengono, e quelle che marciscono

La divisione è netta: tutto ciò che descrive una decisione resta vero, tutto ciò che descrive uno stato scade. Un foglio di calcolo eccelle nella prima metà e non ha alcun modo di mantenere la seconda.

La colonna che mente

Ogni foglio di backlink ha una colonna stato. Online, perso, nofollow.

Quella colonna è vera il giorno in cui la compili e comincia subito a degradarsi. Tre mesi dopo guardi una casella verde che descrive una pagina che non apri da primavera. Il foglio lo ignora; peggio, non sembra ignorarlo. Una casella scaduta e una fresca hanno esattamente la stessa sfumatura di verde.

Ecco tutto il limite, e non ha nulla a che vedere con la dimensione. Quaranta righe verificate l'ultima volta a marzo sono meno affidabili di quattrocento verificate stanotte.

La correzione minima, se non cambi nient'altro del tuo metodo: aggiungi una colonna «verificato il», e colora la riga in base alla sua età invece che al suo stato. Allora vedrai che cosa sai davvero.

Quando la verifica manuale regge davvero

• Sotto una ventina di link a cui tieni, con l'abitudine di aprirli.
• Link su cui comunque non hai alcuna presa: una menzione stampa, un post di forum, un archivio. Saperlo prima non cambierebbe nulla.
• Una campagna finita. Non arriva più niente di nuovo; sei curioso, non responsabile.
• Un profilo molto stabile, dove i link vengono da siti installati da dieci anni e che nessuno rifà.

In questi casi, un'ora al mese con il foglio aperto è una scelta perfettamente razionale, e più economica di qualsiasi abbonamento. Nessuno dovrebbe convincerti del contrario. Comprare uno strumento perché «bisognerebbe averlo» è il modo più caro di risolvere un problema che non hai.

Dove si rompe, concretamente

Si rompe quando qualcun altro dipende dalla risposta. Un cliente chiede se i link che hai annunciato a marzo sono ancora al loro posto. O ci passi un pomeriggio ad aprire pagine, oppure rispondi da una colonna a cui non credi più.

Si rompe anche in silenzio sui cambiamenti che non sono rimozioni: un link lasciato al suo posto ma passato a nofollow, un'anchor riscritta durante una rilettura, una pagina di origine messa in noindex. Quelli non si annunciano mai, e nessuna disciplina permette di individuarli a occhio, perché non c'è nulla da vedere: sono i cambiamenti che solo un confronto nel tempo rivela.

E si rompe nel momento più costoso: durante un restyling, il tuo o quello di un partner, quando parecchie decine di link cambiano stato nella stessa settimana. È esattamente lì che un foglio trimestrale arriva troppo tardi.

Il modello che funziona, se parti da zero

Bastano sette colonne, e l'ordine conta perché racconta la vita del link:

1. Pagina di origine: l'URL esatta, mai il solo nome del sito.
2. La tua pagina di destinazione: quella che deve continuare a rispondere.
3. Contatto e data: la persona, non l'azienda.
4. Origine: editoriale, articolo ospite, scambio, pagato. Questa colonna evita conversazioni sgradevoli due anni dopo.
5. Giudizio: vale uno sforzo, oppure no. Scritto una volta, con cognizione di causa, appoggiandosi ai criteri che fanno un buon link.
6. Verificato il: l'unica colonna di stato onesta.
7. Note: tutto il resto, in testo libero. È la colonna più preziosa e quella che nessuno strumento produrrà mai.

Che cosa non merita una colonna: i punteggi di autorità ricopiati a mano, che fra sei mesi saranno falsi, e gli stati di tossicità, che servono solo a inquietare. Il disconoscimento si decide su altre basi.

Quanto costa davvero un controllo manuale

Il calcolo si fa di rado, e chiarisce la questione meglio di qualsiasi argomento. Verificare seriamente un link significa aprire la pagina, cercare il tuo dominio nel sorgente, leggere l'attributo rel, rilevare l'anchor e annotare la data: un minuto e mezzo se tutto va bene, di più se la pagina è pesante o se il link si è spostato.

Quello che questa tabella mostra non è che il manuale diventa impossibile: è che diventa irregolare. Nessuno blocca cinque ore al mese per aprire pagine, quindi il passaggio salta un mese, poi due, e la colonna «stato» invecchia senza che nulla lo segnali. Il punto di rottura non è quando il lavoro diventa troppo lungo, è quando smette di essere fatto.

Tre errori che si ritrovano in quasi tutti i fogli

Annotare il nome del sito invece dell'URL esatta. «Blog di Tizio» non si verifica. Sei mesi dopo nessuno sa su quale pagina fosse il link.

Una sola riga per tre link dello stesso sito. Non vivono la stessa vita: uno è in un articolo, un altro in una pagina di risorse, il terzo in un piè di pagina. Una riga per link, sempre.

Cancellare le righe dei link persi. Con esse se ne va la memoria dei tuoi contatti. Una riga archiviata, con la data della sparizione e il motivo, vale più di un file pulito: è quella che ti eviterà di richiedere nel 2027 un link che lo stesso sito ti ha già tolto due volte.

L'assetto che funziona

Tieni il foglio per la relazione e per il giudizio. Lascia che qualcos'altro verifichi le pagine secondo un calendario e ti segnali un cambio di stato. Il foglio conterrà allora soltanto cose vere perché le hai decise tu, che è esattamente quello che un foglio di calcolo sa fare.

Questa divisione ha un effetto collaterale piacevole: accorcia il foglio. Le colonne di stato spariscono, quelle di decisione restano, e il file torna leggibile.

Da leggere anche: perché i link spariscono, che spiega perché la freschezza di una verifica conta più della sua minuzia.