Seguir tus backlinks en una hoja de cálculo: hasta dónde

La hoja de cálculo es el buen punto de partida, y sigue siendo útil mucho más tiempo del que los vendedores de herramientas quieren admitir. El problema no es que se vuelva lenta, ni que te queden cortas las filas. Es que una hoja de cálculo registra lo que te han dicho, mientras que un enlace es un hecho sobre una página, ahora.

Lo que la hoja de cálculo hace mejor que cualquier herramienta

Todo lo que toca a la relación. A quién contactaste, cuándo, qué se acordó, qué propusiste, en qué artículo salió, a quién escribir si desaparece, cuánto te costó, y la nota que dice «pidió que le mantuvieran informado».

Ninguna herramienta de vigilancia guarda eso, porque nada de ello vive en la página. Un rastreador puede decirte que un enlace ha desaparecido; no puede decirte que la persona que lo colocó te debe una respuesta, o que acordaste no insistir hasta septiembre. Si abandonas la hoja de cálculo al adoptar una herramienta, pierdes la mitad de tu perfil de enlaces, la que habla de personas.

Las columnas que aguantan, y las que se pudren

El reparto es nítido: todo lo que describe una decisión sigue siendo cierto, todo lo que describe un estado caduca. Una hoja de cálculo brilla en la primera mitad y no tiene ninguna manera de mantener la segunda.

La columna que miente

Toda hoja de backlinks tiene una columna estado. En línea, perdido, nofollow.

Esa columna es cierta el día en que la rellenas y empieza a degradarse de inmediato. Tres meses después miras una casilla verde que describe una página que no has abierto desde la primavera. La hoja lo ignora; peor aún, no parece ignorarlo. Una casilla caducada y una fresca tienen exactamente el mismo tono de verde.

Ahí está todo el límite, y no tiene nada que ver con el tamaño. Cuarenta filas verificadas por última vez en marzo son menos fiables que cuatrocientas verificadas esta noche.

La corrección mínima, si no cambias nada más de tu método: añade una columna «comprobado el», y colorea la fila según su antigüedad en lugar de según su estado. Entonces verás lo que realmente sabes.

Cuándo la comprobación manual aguanta de verdad

• Por debajo de una veintena de enlaces que te importen, con la costumbre de abrirlos.
• Enlaces sobre los que de todos modos no tienes ninguna influencia: una mención de prensa, un mensaje de foro, un archivo. Saberlo antes no cambiaría nada.
• Una campaña terminada. Ya no llega nada nuevo; eres curioso, no responsable.
• Un perfil muy estable, donde los enlaces vienen de sitios instalados desde hace diez años y que nadie rehace.

En esos casos, una hora al mes con la hoja abierta es una elección perfectamente racional, y más barata que cualquier suscripción. Nadie debería convencerte de lo contrario. Comprar una herramienta porque «habría que tenerla» es la forma más cara de resolver un problema que no tienes.

Dónde se rompe, concretamente

Se rompe cuando alguien más depende de la respuesta. Un cliente pregunta si los enlaces que anunciaste en marzo siguen en su sitio. O te pasas una tarde abriendo páginas, o respondes desde una columna en la que ya no crees.

Se rompe también en silencio con los cambios que no son retiradas: un enlace que se queda pero pasa a nofollow, un anclaje reescrito durante una revisión, una página de origen puesta en noindex. Esos no se anuncian nunca, y ninguna disciplina permite detectarlos a ojo, porque no hay nada que ver: son los cambios que solo revela una comparación en el tiempo.

Y se rompe en el momento más caro: durante un rediseño, el tuyo o el de un socio, cuando varias decenas de enlaces cambian de estado la misma semana. Justo ahí es donde una hoja trimestral llega tarde.

El modelo que funciona, si partes de cero

Bastan siete columnas, y el orden importa porque cuenta la vida del enlace:

1. Página de origen: la URL exacta, nunca solo el nombre del sitio.
2. Tu página de destino: la que tiene que seguir respondiendo.
3. Contacto y fecha: la persona, no la empresa.
4. Origen: editorial, artículo invitado, intercambio, pagado. Esta columna evita conversaciones desagradables dos años después.
5. Juicio: merece un esfuerzo, o no. Escrito una vez, con conocimiento de causa, apoyándote en los criterios que hacen bueno un enlace.
6. Comprobado el: la única columna de estado honesta.
7. Notas: todo lo demás, en texto libre. Es la columna más valiosa y la que ninguna herramienta producirá jamás.

Lo que no merece columna: las puntuaciones de autoridad copiadas a mano, que serán falsas dentro de seis meses, y los estados de toxicidad, que solo sirven para inquietar. La desautorización se decide sobre otras bases.

Cuánto cuesta realmente un control manual

El cálculo se hace pocas veces, y zanja la cuestión mejor que cualquier argumento. Comprobar un enlace en serio es abrir la página, buscar tu dominio en el código fuente, leer el atributo rel, anotar el anclaje y apuntar la fecha: minuto y medio si todo va bien, más si la página es pesada o si el enlace se ha movido.

Lo que muestra esa tabla no es que lo manual se vuelva imposible: es que se vuelve irregular. Nadie bloquea cinco horas al mes para abrir páginas, así que la pasada se salta un mes, luego dos, y la columna «estado» envejece sin que nada lo señale. El punto de inflexión no es cuando el trabajo se vuelve demasiado largo, es cuando deja de hacerse.

Tres errores que se encuentran en casi todas las hojas

Anotar el nombre del sitio en lugar de la URL exacta. «Blog de Fulano» no se verifica. Seis meses después nadie sabe en qué página estaba el enlace.

Una sola fila para tres enlaces del mismo sitio. No viven la misma vida: uno está en un artículo, otro en una página de recursos, el tercero en un pie de página. Una fila por enlace, siempre.

Borrar las filas de los enlaces perdidos. Con ellas se va la memoria de tus contactos. Una fila archivada, con la fecha de desaparición y el motivo, vale más que un archivo limpio: es la que evitará que en 2027 vuelvas a pedir un enlace que ese mismo sitio ya te ha retirado dos veces.

El arreglo que funciona

Guarda la hoja de cálculo para la relación y para el juicio. Deja que otra cosa compruebe las páginas según un calendario y te avise de un cambio de estado. La hoja contendrá entonces solo cosas ciertas porque tú las has decidido, que es exactamente lo que una hoja de cálculo sabe hacer.

Ese reparto tiene un efecto secundario agradable: acorta la hoja. Las columnas de estado desaparecen, las de decisión se quedan, y el archivo vuelve a ser legible.

Para leer también: por qué desaparecen los enlaces, que explica por qué la frescura de una comprobación cuenta más que su minuciosidad.